Como e por que fazer a gestão de dados na sua empresa
Para começar, quero te perguntar: qual é a atenção que sua empresa dá à gestão dos dados?
Não existe nenhuma dúvida de que dados de usuários se tornam, cada vez mais, um patrimônio para as empresas. Especialmente diante do valor estratégico que eles representam.
Mas não é simples assim. Não basta captar os dados, para que atinjam a finalidade principal, deve-se fazer uma boa gestão desses dados. Inclusive, para continuar em conformidade com a LGPD.
Se esses processos ainda não se refletem em atividades práticas na sua empresa, chegou a hora.
Sem dúvida, diante de tantas novidades, esse é um tema complexo. Mas também é um tema fundamental para todas as empresas que posicionam seus negócios na internet.
Já viu que não dá para ficar de fora desse assunto né?
Esse post vai direto ao ponto principal. Quero que você fique por dentro de tudo que envolve a gestão de dados na sua empresa.
O que é a gestão de dados?
De forma geral, a gestão de dados refere-se à administração das informações da empresa, através de profissionais, metodologias, processos e ferramentas.
Nesse ponto, é importante falar que “dados” significa a matéria-prima de uma cadeia estratégica para empresas.
Isso porque a gestão de dados compreende a identificação, o armazenamento, a sistematização, a proteção e o uso de dados para transformá-los em uma fonte de conhecimento para tomar decisões com sabedoria.
É importante mencionar que, quando bem gerenciados, os dados podem fornecer uma perspectiva interessante da realidade das pessoas colaboradoras, do resultado do trabalho, do mercado e do público-alvo.
Então, essa cadeia estratégica começa com os dados que são transformados em informações. Em seguida, as informações devem construir conhecimentos que, por fim, evoluirão para a sabedoria empresarial (dados – informações – conhecimentos – sabedoria).
A gestão de dados é, portanto, o elemento fundamental para possibilitar que essa cadeia realmente aconteça. Afinal de contas, se os dados ficam desorganizados, espalhados ou controlados por apenas um grupo restrito não atingem a finalidade principal.
Nessa perspectiva, a gestão de dados organiza e otimiza a disponibilidade dos dados para que eles se tornem aptos a auxiliar nas tomadas de decisões.
Diferença entre gestão de dados e gestão da informação
Pois bem, a partir da descrição de cada uma das etapas da cadeia estratégica, você pode perceber que, embora muitas vezes usados como sinônimos, existem dados e informações.
Exatamente assim: como dois conceitos diferentes. Que, inclusive, decorrem um do outro. Vou te explicar melhor.
Os dados são, em termos simples, uma sequência de símbolos quantificáveis. Nesse sentido, textos, descrições, números, imagens, sons, animações podem ser dados.
As informações, no entanto, são subjetivas. Já que se referem ao significado que uma pessoa dá a um dado. A informação é a interpretação dos dados.
Quer dizer, a gestão de dados lida com a etapa inicial dos registros empresariais: desde a coleta até a etapa em que eles podem finalmente se transformar em informações.
A gestão da informação, por outro lado, acontece no final dos processos. Ou seja: quando os dados já foram interpretados e podem orientar novas estratégias ou decisões nas empresas.
Diferença entre gestão de dados e governança de dados
Da mesma forma, existe diferença entre gestão de dados e governança de dados. A diferença, nesse caso, é bastante simples: a governança é uma das funções da gestão de dados.
Em outras palavras, a governança de dados é um grupo de ações e boas práticas que envolvem pessoas, processos e sistemas em todo o processo de tratamento de dados dentro de uma empresa: da coleta, processamento, análise até o armazenamento e o compartilhamento.
Em outras palavras, é a gestão de políticas, tecnologias e processos para estruturar toda circulação de informações dentro de uma empresa.
É por isso que a governança de dados é a principal função da gestão de dados.
Sendo assim, quando existe governança de dados, a empresa tem ferramentas e sistemas que fazem uma seleção inicial e rápida dos dados (muitas vezes até automática).
A governança de dados é, portanto, a finalidade principal de fazer a gestão de dados para que, no fim, se alcance os impactos positivos.
Quais os princípios da gestão de dados?
A gestão de dados devem seguir 8 princípios fundamentais para atingir seus objetivos (e também continuarem em conformidade com a lei):
1. Relevância
A empresa deve tratar os dados como ativo corporativo. Ou seja: como matéria-prima da cadeia estratégica para, ao final, orientar decisões importantes.
2. Qualidade
A gestão de dados aumenta a qualidade dos dados corporativos. Sendo assim, não basta acumulá-los. É necessário definir processos para o uso desses dados: desde a organização até a sistematização e classificação.
3. Gestão de risco
Existem dados mais sensíveis e confidenciais que outros. Nesse ponto, é necessário sempre estar em conformidade com a legislação.
Para isso, deve-se criar políticas e normativas internas referente ao tratamento desses dados, como a política de privacidade, os termos de uso e a política de cookies.
4. Federação
Os dados precisam ter padrões bem definidos: de que local deve-se extrair elementos? Qual é o formato de arquivos desses dados?
Essas são informações que a empresa deve definir com antecedência.
5. Eficiência
Os dados relevantes devem estar disponíveis no tempo certo, no local certo e no formato ideal para as análises.
É por isso que a organização e a sistematização são tão importantes. De nada adianta ter milhões de dados desorganizados e impossíveis de acessar.
6. Colaboração
Existem alguns dados que devem ser confidenciais pelas próprias regras da LGPF. No entanto, dados corporativos devem ser compartilhados e publicizados.
7. Contextualização
O contexto da utilização de dados influencia na forma de armazenar, tratar e usar os dados. É importante permanecer ciente diante disso.
8. Inovação
Considerando a contextualização dos dados, é fundamental perceber que a realidade e os processos das empresas são dinâmicos. Assim, não há gestão de dados que se mantenha eficaz de forma estática.
Assim, é sempre bom permanecer em constante questionamento quanto à eficiência da gestão de dados. E, sempre que for necessário, pensar em novas técnicas.
Por que gerenciar os dados da sua empresa: impactos da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados surgiu com a finalidade central de garantir segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais.
Para tanto, a LGPD define regras para o uso, a coleta, o armazenamento e o compartilhamento de dados de pessoas usuárias por empresas públicas e privadas.
Sendo assim, desde o dia 01 de agosto de 2021, as empresas e instituições que não estão adequadas à regulamentação podem sofrer multas e sanções da LGPD, que podem chegar a R$ 50 milhões.
Só isso já é o suficiente para convencer empresas de todos os segmentos a darem importância à gestão de dados.
Sem contar que, conforme dito, a gestão de dados pode fornecer conhecimento suficiente para fundamentar, de forma consistente e confiável, decisões estratégicas na empresa.
Benefícios da gestão de dados
Dentro desse contexto, os benefícios de uma boa gestão de dados podem compreender:
- Alinhamento entre as diferentes áreas da empresa;
- Redução de riscos, já que os dados trazem maior segurança para as tarefas e as decisões;
- Aumento da produtividade, a partir da maior agilidade e velocidade dos processos da empresa que terá informações melhor sistematizadas;
- Assertividade na tomada de decisões;
- Novos insights de boas (e novas!) oportunidades para o crescimento da empresa;
- Fidelização de clientes, a partir da otimização da comunicação com o público consumidor.
Quais os componentes da gestão de dados?
Os componentes fundamentais de uma boa gestão de dados são:
- Acesso: deve-se encontrar e recuperar dados com agilidade e facilidade.
- Qualidade: os dados devem ser relevantes e úteis.
- Integração: dados brutos são insuficientes para se transformar em informações. Apenas a partir da integração é que é possível qualificá-los.
Como fazer a gestão de dados?
Como já foi dito, o processo de gestão de dados deve estar em constante análise e avaliação. Sempre que for necessário, deve-se pensar em novas formas de fazê-lo.
De toda forma, aqui está um passo a passo inicial para se basear:
1. Priorize a proteção dos dados
Não são apenas grandes empresas que sofrem ataques cibernéticos. Então, não se deve deixar de lado a segurança dos dados.
2. Crie uma política de gestão de dados
É necessário criar um processo de armazenamento e tratamento de dados. Por isso, deve-se criar uma política de gestão de dados.
Lembre-se que ela deve estar alinhada ao propósito da empresa e deve ser difundida (e, claro, compreendida) por toda a equipe.
3. Mantenha sistemas operacionais atualizados
A maior parte dos ataques cibernéticos acontece em razão de falhas de segurança e vulnerabilidades nos sistemas operacionais. Preste atenção nisso.
4. Treine sua equipe
Sempre que for possível, faça treinamentos sobre a segurança de dados e as regras da LGPD com sua equipe.
Revise todos os processos de gestão de dados, analise as dificuldades e as sugestões das pessoas colaboradoras da empresa e, sempre que preciso, aprimore o que for necessário.
5. Conte com o auxílio de profissionais especializados
Bom, já deu para perceber que quando se trata da gestão de dados é necessário pensar na eficiência e segurança dos dados.
Não tem como fugir. Sua empresa precisa mapear os dados, definir políticas internas, treinar suas equipes e principalmente se adequar à LGPD.
Nesse caso, é fundamental contar com conhecimentos técnicos e aprofundados.
Se a sua empresa não dispõe de recursos suficientes para contar com uma equipe que tenha conhecimento suficiente sobre o assunto, considere conversar com uma assessoria jurídica personalizada é uma alternativa.
A assessoria irá entender quais são as suas necessidades específicas e fornecerá recomendações úteis ao seu negócio.
Inclusive, se quiser começar a se aprofundar nesses temas e já evitar erros na gestão de dados da sua empresa, baixe o e-book sobre LGPD.
Escrito por Beatriz Coelho, redatora e mestra em Direito.
